Hogyan működik a rendszer?

Az alábbi ábra szemlélteti a rendszer főbb komponenseit. Az ábra felső részén láthatók az Ön rendelőjébe telepített komponensek, míg az alsó egységben található elemek az interneten keresztül bárhonnan elérhetők. Az egyes komponenseket az Erodium Központi Rendszer kapcsolja össze, mellyel a működés során minden komponens az interneten tart kapcsolatot.

 

 A várótermi bejelentkező terminál

A várótermi terminál fogadja a rendelőbe érkező pácienseket. A terminálon minden várakozó páciensnek be kell jelentkeznie annak érdekében, hogy megjelenjenek a betegirányító felületen és a rendszer később szólítani tudja őket, amikor sorra kerülnek. A bejelentkezéshez három lehetőség közül választhatnak a páciensek:

 

Azonosítás után a páciensek választhatnak a szolgáltatások közül, ahol éppen van rendelés vagy a következő rendelés egy órán belül megkezdődik. A szolgáltatás kiválasztása után a pácienseknek további teendőjük nincs: a rendszer innentől ütemezi a sorra kerülésüket.

Amennyiben a bejelentkező páciensnek van előre foglalt időpontja az adott szolgáltatásra, akkor az ütemezés során a rendszer arra törekszik, hogy legkésőbb ebben az időpontban sorra kerüljön. A foglalt időpont nélkül érkezők érkezési sorrendben kerülnek ütemezésre, azonban az ütemezést az orvos a Betegirányító felületen tetszés szerint felülbírálhatja.

Páciensek és azonosító kártyák

Rendszerünk kétféle pácienssel dolgozik: az azonosító kártyával rendelkező (regisztrált) páciensekkel, illetve a kártyával nem rendelkező (nem regisztrált) páciensekkel. Az azonosító kártyákat praxisra szabottan gyártjuk le úgy, hogy a kártya egyik oldalán az orvos által megadott adatok szerepelnek (pl. rendelési idő, stb.), míg a másik oldalon az Erodium Rendszerrel kapcsolatos információk, a terminálon leolvasható QR kód, illetve a kártya hatjegyű kódja található.

A kártyákat tehát nem név szerint készítjük a pácienseknek, azok egy adott személyhez a kiadás pillanatában rendelődnek, és ezzel válik az adott páciens regisztrálttá rendszerünkben. Mivel a rendszer csak regisztrált páciensek adatait kezeli, ezért az időpontfoglalás szolgáltatás csak kártyával rendelkező páciensek számára elérhető. Rendszerünk az alábbi háromféle kártyával dolgozik:

A kártyák kiadása a páciensek felé történhet a rendszer bevezetésekor tömegesen, előre meghirdetett időpontokon a várótermi terminál használatával, illetve a későbbiekben a normál betegellátás során a betegirányító felület használatával.

 

 A várótermi beteghívó monitor

A páciensek tájékoztatására a terminál mellé egy nagyméretű kijelző kerül felszerelésre a váróterembe. A kijelző az alábbi célokra szolgál:

A betegoktató anyagok illetve a reklámok megjelenését a központi rendszer menedzseli. A szórakoztató rövidfilmek az interneten szabadon elérhető forrásokból kerülnek beszerzésre.

 Az orvosi betegirányító felület

A betegirányító felületen Önnek először szolgáltatást kell választania, amennyiben rendelésén több szolgáltatás is elérhető (például Háziorvosi/Csak asszisztensi szolgáltatás). A szolgáltatás kiválasztása után egy listában megjelenítjük a várakozó pácienseket, illetve halványabb színnel megkülönböztetve szerepelnek az olyan lefoglalt időpontok, amelyekre az érintett páciens még nem érkezett meg. Egy nagyméretű "Következő hívása" gomb segítségével szólíthatja a rendszer által következőnek ütemezett pácienst, vagy bármikor felülbírálhatja a rendszer döntését és kiválaszthat behívásra egy pácienst a várakozók listájából. A várólistában a rendszer külön jelöli az orvoslátogatókat, ők egyéni döntés alapján soron kívül is behívhatók.

Amennyiben a várakozási listában szereplő páciens nevére kattint, lehetősége van a páciens behívására, a páciens ellátására hívás nélkül vagy a páciens törlésére.
A betegirányító felület az orvosi webes felülettől független külön böngészőablakban nyílik meg, mely ablak úgy került kialakításra, hogy a képernyőn csak a szükséges minimális területet foglalja el: így egyszerre egymás mellett megnyitva lehet az orvosi nyilvántartó szoftver és a betegirányító ablak, tehát nem kell közöttük váltogatni, a páciensek kényelmesen szólíthatók. 
Ebből az ablakból elérhetők az alábbi kényelmi funkciók is, melyek a webes felületen keresztül is hozzáférhetőek:

A rendelés végén a webes felületről biztosítunk lehetőséget a terminál és a várótermi kijelző kikapcsolására: a Terminál ONLINE vagy Monitor ONLINE feliratra kattintva van lehetősége a számítógép kikapcsolására. Ritka esetben, például az internetkapcsolat hosszabb megszakadása esetén előfordulhat, hogy nem indul újra a terminál vagy a monitor (OFFLINE állapotba kerül). Ilyen esetben a kezelőfelületről manuálisan lehetősége nyílik a rendszer újraindítására. A rendszer kikapcsolását követően javasolt a számítógép áramtalanítása. A rendszer elindulásához csupán az áramellátást kell ismételten biztosítania.

Távoli ajtónyitás és várótermi kamera

Rendszerünkben mind a terminálhoz, mind a monitorhoz opcionálisan kamerák csatlakoztathatók. A kamerák segítségével a rendelés során az orvosi irányító felületen nyomon lehet követni a váróban vagy a rendelő bejárata előtti eseményeket: így például megoldható távolról elektronikusan nyitható ajtók kényelmes használata. A kamerák egyesével hozzárendelhetők a szolgáltatásokhoz, így például közös váróterem és több rendelő esetén külön kamera figyelheti az egyes ajtókat, és minden orvos csak a saját kamerája képét látja az irányító felületen.

A rendszerbe köthető kamerák felvételét a rendszer semmilyen formában nem rögzíti, később az nem nézhető vissza, így a kamerák használata nem sérti a páciensek személyiségi jogait - ez azonban egyúttal azt is jelenti, hogy a kamerák kizárólag a betegirányítás támogatására szolgálnak, vagyonvédelmi funkció ellátására alkalmatlanok.

 

 Automata telefonközpont 

Az Erodium telefonközpont az Erodium rendszer opcionális része, melyet 2015-ben fejlesztettük ki azzal a céllal, hogy a páciensek számára a rendelő telefonszámát felhívva a nap 24 órájában tájékozódási lehetőséget biztosítsunk. 2016-ban továbbfejlesztettük a központot úgy, hogy a beérkező telefonhívásokat a telefonközpont rendelési időben és azon kívül is azonnal felveszi, majd a páciens a következő lehetőségek közül választhat a főmenüben:

Az Erodium opcionális részét képező telefonközpont a rendelőben mindössze egy informatikai eszköz beépítését igényli, mely a telefonvonalra és az internetre csatlakozik. A bejövő hívások továbbítása az interneten keresztül történik, így ezzel kapcsolatban Önnek nem merül fel költsége (ellentétben a hagyományos telefonos átirányítási megoldásokkal, ahol a hívás díját Ön fizetné).

A telefonközpontnak köszönhetően az internettel nem rendelkező (tipikusan idősebb) páciensek számára is elérhetők az időpontfoglalási funkciók. De talán még ennél is fontosabb, hogy az automata központ a páciensek tájékoztatásával kapcsolatban komoly terhet vehet le a rendelő dolgozói válláról azáltal, hogy a legfontosabb rendelési információk bármikor elérhetők rajta keresztül.

 

 Az orvosi webes felület

Regisztrált orvosaink számára webes felületen biztosítunk lehetőséget a rendelési idők beállítására, a kártyák kezelésére, illetve mint legfontosabb funkció a várakozó betegek irányítására. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy Önnek nem kell a számítógépére további programokat telepítenie, minden funkció elérhető egy hagyományos böngészőn keresztül akár a rendelőből, akár az interneten keresztül bárhonnan máshonnan. Így például hozzáférhet a rendszerhez Ön és asszisztense egyszerre, anélkül, hogy bármelyikük számítógépére bármilyen szoftvert kellene telepíteni. Ez a kialakítás akkor is nagyon előnyös, ha például elromlik az Ön számítógépe, és azt helyettesíteni kénytelen egy másik géppel vagy laptoppal: rendszerünk elérése és a betegirányítás ilyenkor is zökkenőmentesen folytatható.

Rendszerünkben a rendeléseket szabályok segítségével lehet definiálni, mely szabályok kialakításában természetesen segítséget nyújtunk. Háromféle szabállyal dolgozhatunk: rendszeres rendelési szabályokkal (bizonyos hetente ismétlődő, a hét bizonyos napján rendszeres rendelések megadásával); eseti rendelési szabályokkal (például elmaradó munkanap szombati pótlásakor az adott napra rendelés definiálásával); valamint elmaradási szabályokkal. Elmaradási szabályt egy bizonyos időszakra és szolgáltatás csoportra lehet definiálni, és ilyenkor szövegesen megadható további tájékoztatás is a pácienseknek, az elmaradás okáról vagy az esetleges helyettesítésről. A szabályok alapján a rendszer automatikusan kiszámítja a rendelési időket.

A rendeléseken belül az előre lefoglalható időpontokat foglalási szabályok definiálják. A foglalási szabályok egy időszakon belül azt határozzák meg, hogy a rendelkezésre álló ötperces időszakok közül a páciensek milyen arányban foglalhatnak időpontot maguknak előre. Például megadható, hogy a hétfői rendelésen 8 és 10 óra között az időpontok fele, később 10 óra után már csak az időpontok negyede (minden negyedik időpont) legyen előre lefoglalható. A foglalási szabályok csak a páciensek foglalásait korlátozzák, Ön (például kontrollra) bármikorra foglalhat időpontot páciensei számára.

 A regisztrált páciensek webes felülete

A páciensek számára nyújtott webes felületen a páciensek azonosító kártyájukkal és TAJ számukkal azonosítják magukat. Ezen a felületen megtekinthetik a naprakész rendelési információkat, élő rendelési információkat, hirdetményeket, illetve foglalhatnak időpontot maguknak. Páciensek számára egy szolgáltatásra legfeljebb egy időpont foglalható, tehát ha az adott szolgáltatásra volt korábbi foglalásuk, akkor az új foglalás rögzítésekor az törlődik. Az orvosra ilyen korlátozás nem érvényes, Ön úgy is foglalhat időpontot páciensének, hogy neki már van korábban foglalt időpontja: ebben az esetben a rendszer mindkét foglalást megtartja.

Az előzetes időpontfoglaláskor 2 dologra hívjuk fel nyomatékosan a páciensek figyelmét:

A bejelentkezett páciensek a webes felületen keresztül szerkeszthetik a kártyájukhoz tartozó I.C.E. információkat. A kártyák I.C.E. használatáról itt olvashat bővebben.

 

 Az érdeklődők webes felülete

Nem regisztrált pácienseinek, vagy egyéb érdeklődőknek lehetőségük nyílik az Ön rendelőjének helyét, az aktuális hirdetményeket illetve az Ön rendelési idejét bejelentkezés nélkül is megtekinteni. Ehhez a webes felület kezdőlapján az Érdeklődő vagyok pont kiválasztása után a felső menü Rendelési idők pontján belül az Ön rendelőjét kell kiválasztaniuk. Ezen az érdeklődők számára fenntartott felületen nem érhető el az élő rendelési információ, nem láthatóak a rendelési statisztikák és természetesen időpontfoglalásra sincs lehetőség.

Ide kattintva Ön is bármikor megtekintheti az érdeklődők webes felületét!

 Saját orvosi honlap

Az Erodium rendszerben lehetőséget biztosítunk Önnek saját honlap üzemeltetésére. Amennyiben van korábbi honlapja vagy regisztrált domain neve, akkor annak kezelését kérés esetén átvesszük, és a honlapot az Erodium rendszerbe integráljuk. Ha Önnek nincs saját honlapja vagy domain neve, akkor igény esetén a teljes domain regisztrációt és a honlap létrehozását is vállaljuk. Ezt követően Önnek az orvosi felületen keresztül lehetőséget biztosítunk a honlapjának szerkesztésére, így tetszőleges új oldalakat vagy aktuális inforámciókat közzé tud tenni a honlapon önállóan is. Az alábbi lista néhány a rendszerünk által üzemeltetett honlapot tartalmaz:

 

 Az Erodium Központi Rendszer

A fentiekben felsorolt rendszer komponensek között az Erodium Központi Rendszer tartja a kapcsolatot, melyet az egyes részegységek az interneten keresztül érnek el. Ebből kifolyólag a rendszer telepítésének egyetlen szükséges előkövetelménye minden komponens számára a megfelelő internetkapcsolat. Az internet hozzáférés ma már szükségszerűen minden rendelőben megoldott, így mindössze a várótermi terminál hozzáférését kell megoldani, melyet a rendszer telepítése során minden esetben megoldunk. A rendszer telepítésével kapcsolatban a Hogyan lehet Önnek saját rendszere? oldal nyújt további tájékoztatást.